LE MODE PROJET en Tunisie
Le travail en mode projet consiste à faire collaborer des personnes impliquées dans un projet commun, sur lequel elles peuvent être amenées à travailler, en parallèle de leurs activitées habituelles. Un mode d’organisation, principalement articulé autour du projet, qui s’inscrit dans un principe de transversalité entre les services.
Le mode projet suppose la nomination d’un chef de projet, chargé d’animer l’équipe et de suivre l’avancée du projet, à l’aide d’outils dédiés, jusqu’à son aboutissement. Un rôle indispensable qui doit obligatoirement être confié à une personne capable de s’imposer auprès de l’équipe, et ce, malgré l’absence de responsabilité hiérarchique.
#1 RÉALISER UN ÉTAT DES LIEUX
Cette première étape d’exploration est fondamentale puisqu’elle va nous permettre à la fois de clarifier la nature du projet (quel est l’objectif à atteindre ? pourquoi ?) et de lister l’ensemble des besoins et des actions à mener, nécessaires à sa réalisation, afin d’être en mesure de faire appel aux bonnes compétences.
#2 NOMMER LES DIFFÉRENTS MEMBRES DE L’ÉQUIPE
Le fait de travailler en mode projet implique bien évidemment la nomination d’un chef de projet, mais aussi des membres de l’équipe, sélectionnés en fonction de leur domaine de compétences, mais aussi de leur disponibilité.
Pour favoriser une collaboration en bonne intelligence entre les différents collaborateurs, il est essentiel que chacun connaisse la fonction occupée par les autres membres. Rappelons en effet que les personnes impliquées dans un projet peuvent ne pas faire partie de la même organisation ou du même service. D’où la nécessité d'une réunion de présentation avant le lancement du projet.
#3 DÉFINIR LE CALENDRIER PRÉVISIONNEL
Contrairement au processus qui a vocation à se répéter, le projet s’inscrit quant à lui dans une durée limitée dans le temps. Entre son déclenchement et son accomplissement, une succession d’étapes et de tâches à réaliser.
Une fois les différentes tâches ordonnées, il est nécessaire de les inscrire dans le calendrier en fixant des dates butoirs. Nous définissons par ailleurs les tâches qui peuvent être effectuées en parallèle pour permettre au projet d’avancer efficacement.
Enfin, il est bien sûr essentiel que ce calendrier soit partagé avec l’ensemble de l’équipe et mis à jour en cas de retard ou d’imprévu.
#4 CRÉER UNE VÉRITABLE CULTURE COMMUNE
La mission du responsable de projet est d’aider l'équipe à créer des liens et de favoriser un climat de confiance au sein du groupe. Pour cela, les collaborateurs doivent parler le même langage, utiliser les mêmes méthodes de conduite de projet et les mêmes outils.
Par ailleurs, pour éviter tout dysfonctionnement, tout le monde doit pouvoir accéder à la même version des documents. Nous mettons en place des solutions dans ce sens.
Ce mode de collaboration peut nécessiter un certain effort d’adaptation. Il est de notre responsabilité d’accompagner les collaborateurs pour leur permettre d’aborder ce changement de perspective et ces nouvelles règles au mieux.
#5 SUIVRE LE PROJET ÉTAPE PAR ÉTAPE
Si l’implication des membres de l’équipe au sein du projet est le plus souvent temporaire, le responsable de mission est pour sa part sur le pont du début à la fin.
À charge pour lui de suivre les différentes étapes du projet afin d’évaluer et mesurer les actions menées, de motiver le groupe en favorisant l’émergence d’une véritable synergie et s’assurer qu’aucun problème ne vienne perturber le bon déroulement des opérations.