Pourquoi des systèmes de management intégrés ?

La principale raison est que de nombreuses entreprises ont des clients qui imposent, sur leur chaîne d’approvisionnement, des exigences en matière de qualité et de protection de l’environnement. Remplir ces exigences implique, dans bien des cas, la mise en œuvre d’un système de management et l’obtention de la certification. En outre, dans leurs activités d’achats et d’approvisionnement, les pouvoirs publics appliquent des critères dans différents domaines : qualité, environnement et même développement durable.

Les entreprises sont donc contraintes de mettre en œuvre des systèmes de management de la qualité et de management environnemental pour se maintenir sur le marché.

La bonne mise en œuvre de la démarche d’implémentation d’un système de management dans une entreprise dépend de nombreux facteurs, notamment les suivants :

1.  Appuyez-vous sur le système de management existant

Toute entreprise compétitive à même de fournir des produits et services à ses clients est dotée d’un système de management, aussi simple et informel soit-il. Ce système, quel qu’il soit, devra servir de base et de point de départ pour la mise en œuvre d’une norme comme ISO 9001.

La démarche ISO 9001 n’implique pas la «construction» d’un (nouveau) système de management de la qualité, mais l’évaluation de vos pratiques de gestion actuelles par rapport aux exigences d’ISO 9001, et l’adaptation voire, si nécessaire, l’adjonction d’éléments manquants.

La difficulté réside dans la mise en correspondance d’exigences abstraites avec les processus et pratiques de gestion réels. Une fois qu’elle y parvient, l’entreprise peut clairement voir dans quelle mesure les exigences sont déjà respectées – et ce qu’il reste encore à faire pour adapter le système en place.

S’il ne s’agit pas effectivement de créer un nouveau système, il conviendra par contre de formaliser certaines pratiques qui ne l’étaient pas (par exemple, enregistrer dans des dossiers certaines données pour prouver que les opérations requises ont été réalisées), et souvent l’efficacité et l’efficience des opérations s’en trouvera renforcée, ce qui apportera donc une valeur ajoutée à l’organisation.

2.  Un système de management ne se limite pas à des procédures documentées

Un système de management est un outil pour aider à atteindre les objectifs organisationnels.

Toute mesure prise doit cadrer avec l’objectif fondamental du système : aider à faire un meilleur travail, à mieux réussir, et à réaliser le plan d’activité.

De nombreuses mesures peuvent contribuer à cet objectif, notamment la formation du personnel, l’adoption de dispositifs techniques «infaillibles», l’utilisation de pictogrammes, de formulaires de vérification pratiques à remplir (qui constitueront ensuite des enregistrements), etc.

Il convient toutefois de se garder d’établir de vastes procédures documentées, en particulier dans le contexte des PME, car il est fréquent que celles-ci ne correspondent pas à la culture de l’entreprise et à ses pratiques quotidiennes.

3.  Cherchez les éléments communs aux différentes normes

Si les normes ne sont pas formulées de manière identique, elles s’appuient toutes sur les mêmes notions fondamentales :

  • Management et maîtrise des processus : s’assurer que les processus donnent les résultats escomptés et que les exigences applicables sont respectées
  • Approche Planifier-Faire-Vérifier-Agir de management et de maîtrise des processus : établir les objectifs, définir les processus nécessaires, suivre la progression et la conformité, prendre des mesures le cas échéant, et examiner les possibilités d’amélioration
  • Management des risques : identifier les risques qui constituent des menaces et des opportunités, et mettre en place des contrôles pour minimiser les effets négatifs sur la performance et maximiser les avantages potentiels

Dans le contexte du management de la qualité, le risque c’est que les clients ne soient pas satisfaits et que les exigences relatives à la qualité (imposées par la réglementation ou les clients) ne soient pas respectées. Dans celui du management environnemental, le risque, pour l’entreprise, est que les exigences légales, les attentes des parties prenantes et/ou les objectifs stratégiques définis en matière de performance environnementale ne soient pas remplis

Les différentes normes spécifient des éléments très similaires en s’appuyant sur ces notions, qui devraient s’inscrire dans le système de management de l’entreprise. En appréhendant les exigences des normes dans la perspective de ces notions de base, les entreprises pourront les interpréter et les appliquer de manière intégrée.

4.  Rechercher la simplicité

La simplicité est votre meilleure alliée dans de nombreuses situations d’implantation de systèmes de management. En tenant compte des trois premiers facteurs, les entreprises devraient être en mesure d’adapter le système en fonction de la taille et de la complexité de leur structure. La conformité aux exigences d’ISO 9001 et d’ISO 14001 n’implique pas nécessairement une documentation volumineuse.

Les organigrammes et les formulaires sont souvent plus efficaces que les procédures documentées et les enregistrements présentent souvent plus d’intérêt que les descriptions de processus. Il est préférable, et moins long, de spécifier ce qu’il y a à réaliser que la façon de procéder, et il est important que les modalités de la maîtrise correspondent à la culture de l’entreprise et au niveau de compétence du personnel.

Pas uniquement pour les grandes organisations

Les systèmes de management et les normes ne sont pas des outils uniquement valables pour les grandes organisations.

Compte tenu de la tendance à l’externalisation des activités et de l’importance croissante de la coopération dans la chaîne de valeur, la mise en œuvre efficace des normes par les PME est d’une importance capitale dans la facilitation du commerce et la promotion du développement durable.

Les normes de l’ISO peuvent être mises en œuvre de manière intégrée par les PME, et représenter une valeur ajoutée pour leurs activités si certains facteurs clés de succès sont pris en compte. Les interventions de ce domaine d’activité sont Certification QSE en Tunisie, Audits internes en Tunisie, Logiciels de gestion en Tunisie, Logiciel QSE en Tunisie, GQAO en Tunisie, Subventions en Tunisie, Bureau de Mise à Niveau en Tunisie, Programme de Mise à Niveau en Tunisie, PCAM Tunisie, Subventions ITP en Tunisie, Audit QSE en Tunisie, Formation QSE en Tunisie.

NC

“Je ne connais personne qui ne soit pas heureux de faire du beau travail.” François Michelin